Maak een monitoringsplan
Een monitoringsplan beschrijft de volgende zaken:
Uitvoering:
Welke activiteiten zullen plaatsvinden, voor wie en wanneer?
Resultaten:
Welke resultaten (outputs, outcomes en impact) zullen optreden, voor wie en wanneer (korte, middellange en lange termijn)?
Welke indicatoren gebruik je om resultaten te meten en monitoren?
Dataverzameling:
Welke methoden ga je gebruiken?
Wat zijn indicatoren?
Indicatoren zijn stukjes bewijs die vertellen of, en in welke mate, resultaten optreden. Per beoogd resultaat stel je indicatoren op om het effect te meten. In het formuleren van indicatoren is een aantal zaken van belang:
A. Niveau en vorm
Een indicator kan objectief zijn (meten van feiten) of subjectief (meten van beleving), en kan focussen op microniveau (directe verandering in de doelgroep of voor stakeholders) of macroniveau (verandering in de maatschappij). Voor het effect ‘Verbeterde gezondheid voor de doelgroep’ kun je bijvoorbeeld de volgende indicatoren gebruiken:
aantal doktersbezoeken (objectief, microniveau)
door doelgroep ervaren verandering in fitheid (subjectief, microniveau)
verandering in levensverwachting in de regio (objectief, macroniveau)
B. SMART
Maak indicatoren SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant en Tijdsgebonden. De indicator ‘aantal doktersbezoeken’ wordt dan bijvoorbeeld: ‘Aantal huisartsbezoeken van jongeren tussen 12 en 15 jaar, in voorgaande 12 maanden’.
Een goede test voor relevantie is de “Geloof-je-het”-test: Zegt de indicator echt iets over de outcome?
C. Zelf ontwikkelen versus bestaande indicatoren
Ga je zelf indicatoren ontwikkelen of kun je gebruik maken van bestaande, gevalideerde indicatoren en schalen? Het voordeel is dat dergelijke schalen hun nut al hebben bewezen en dat je jouw resultaten kunt vergelijken met organisaties die dezelfde schalen gebruiken (zie voorbeelden in het ‘Overzicht gevalideerde schalen’).
Hoe stel je een monitoringsplan op?
Prioriteer outcomes: Wat ga je wel en niet monitoren? Is er al bestaand bewijs over optreden van bepaalde outcomes? (dan hoef je die mogelijk niet te monitoren). Welke outcomes zijn het belangrijkst voor de organisatie, de doelgroep en/of stakeholders of voor (potentiële) financiers?
Koppel indicatoren aan elk van de resultaten dat je wilt gaan monitoren, bijvoorbeeld:
Implementatie, uitvoering en bereik: Lopen activiteiten volgens plan? Bereik je de juiste mensen? (meer informatie in Monitoring en Evaluatie, hoofdstuk 1)
Outcome en impact: Treden de beoogde effecten op?
Context en attributie (meer informatie in Monitoring en Evaluatie, hoofdstuk 3)
Bepaal per indicator de methode(n) voor dataverzameling (meer informatie in Monitoring en Evaluatie, hoofdstuk 2).
Maak een planning: Op welke momenten worden data verzameld, geanalyseerd, gerapporteerd en - waar relevant - vertaald in een verbeteractie?
Monitoringsplan en de CBF Erkenningsregeling
Het CBF vraagt van organisaties in alle toetsingscategorieën dat zij toelichten op welke manier het behalen van resultaten en het realiseren van de verbetering worden gemonitord en geëvalueerd.
Voor organisaties in de toetsingscategorieën B en C (voor organisaties met totale baten vanaf 500.000 euro) is dit een harde norm.
Infosheets
Informatie over de toepassing van gevalideerde schalen.
Een selectie van gevalideerde schalen.
Logical Framework Approach
Een alternatief model voor de uitvoering van een ToC is de Logical Framework Approach, waarbij gewerkt wordt met een logframe.
